Receptia este operatia de identificarea si verificare a caracteristicilor marfurilor din punct de vedere cantitativ, calitativ, pentru a fi siguri ca acestea corespund cu cele de pe comanda. Aceasta operatiune se face la intrarea marfurilor in depozit pe baza documentelor care insotesc produsele si care dovedesc proprietatea marfurilor. Dupa receptie si confirmare documentelor fac dovada transferului dreptului de proprietate al produselor de la furnizor la client.
Daca operatiunea va fi facuta manual, aceasta situatie poate genera multe erori de natura umana si neconcordante grave intre stocul faptic si cel scriptic.
Utilizarea unui software ERP de gestionare a stocurilor permite executarea receptiilor cu ajutorul cititoarelor de coduri de bare. In WMS se va deschide o nota de receptie in care este cuprinsa toat marfa intrata in depozit. Rezultatul receptiilor se vor exporta mai apoi in ERP, pentru a asigura corespondenta datelor din cele doua sisteme. In aceasta situatie, riscul de aparitie al erorilor este redus la minim si timpul dedicat efectuarii receptiilor scade semnificativ, iar in cazul neconcordantelor, acestea sunt semnalate imediat in sistem.
Care sunt documentele de receptie
Documentele cu care pot sosi produsele pentru receptie sunt: facturi sau avize de insotire.
Prin operatia de receptie se verifica da catre un om, denumit receptioner, daca produsele sosite fizic sunt aceleasi cu cele de pe documentul insotitor.
In procesul de receptie se vor verifica:
-denumirea produselor;
-codurile produselor;
-cantitatea produselor;
– starea fizica a produselor;
– ambalajele sa nu fie deteriorate;
-termenul de valablitate unde este cazul;
-lotul;
-certificate de conformitate, garantie etc.
In urma procesului de receptie se vor emite cele doua documente aferente operatiunii si anume: NIR-ul, adica nota in intrare recetie si nota de diferente. Nota de diferente arata diferentele dintre ceea ce s-a receptionat fizic si ceea ce era inregistrat pe documentele de insotire ale produselor.
Necesitatea de anticipare a nevoilor clientilor si reactia in timp util la cerintele acestora, determina companiile, care isi doresc eficienta, randament si pastrarea unui grad ridicat de competitivitate sa abordeze alternative din ce in ce mai inovatoar, oferite pe piata tehnologica. Clientii isi doresc ca produsele cerute sa fie livrate la timp si in cele mai bune conditii. In acest context, sistemele de gestionare a depozitelor (WMS) incep sa joace un rol din ce in ce mai important in cadrul unei companii, lipsa unor astfel de sisteme revolutionare, afectand atat performanta angajatilor din depozit, cat si a celorlalte departamente.
Sistemele de gestionare si automatizare a activitatilor din depozit sau WMS (Warehouse Management System) au rolul de a crea si controla fluxurile de lucru intr-un depozit. Utilizarea unei astfel de soluții integrata cu o soluție de gestiune și contabilitate, cum este WinMENTOR, contribuie la integrarea tuturor activităților într-o singura aplicație cu efecte benefice:
– reducerea erorilor de operare;
– informații actualizate permanent;
– rapoarte actuale și complete fără riscuri de erori de calcul;
– eliminarea activitaților care presupun operarea datelor in mai multe aplicații (ex. Recepții, facturi clienți, comenzi clienți, etc);
Utilizarea unor aplicații pentru gestiunea depozitului integrata cu un program ERP, personalizate conform domeniului vostru de activitate, contribuie la o mai bună organizarea a întregului flux de lucru (pornind de la achiziție până la încasare), crește gradul de implicare și responsabilizare a personalor implicate în proces și asigură toate informațiile pentru fundamentarea deciziilor, atât de necesare în activitatea noastră zilnică.